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  • 定型文なら、ビジネス文書の森を使う。

マナー以前のビジネスメールの常識

メールの件名は具体的に
内容が分かる具体的な件名にしましょう。
「こんにちは」「お願い」「なるはやで」は、ダメ。
返信メールの件名は変更しない
同じ議題であれば件名は変更せずに、「Re: 」を付加して返信しましょう。
議題を変更する際は、「was: 」を使用して元の件名を残します。
メールの書き出しには挨拶をいれる
簡単な挨拶は忘れないようにしましょう。
例:「お世話になっております。」「お疲れさまです。」など
「結論→理由→詳細」の順で
メールの内容は、要点を素早く伝えるために結論から記しましょう。
一文一義
長い文章は読みづらいので、一つの文に一つの内容で記しましょう。
箇条書きの活用
要点が二つ以上ある時は、箇条書きを使用すると分かりやすくなります。

ワンランク上のビジネスメールの作法

よく使用するフレーズも微妙な言い回しの違いで印象がだいぶ変わります。

  • 普通
    変更の件、了解しました
    ワンランク上
    変更の件、承知しました
    メモ
    仲間内であれば「了解」でもよいが、目上の人などには「承知しました」が適切。
  • 普通
    お世話になっております
    ワンランク上
    このたびは、お世話になります
    メモ
    初めての相手に使用する場合。
    「初めてメールをお送りいたします」でも可。
  • 普通
    お忙しいところ恐縮ですが
    ワンランク上
    ご多用のところ恐縮ですが
    メモ
    「お忙しい」「ご多忙」は悪印象。
  • 普通
    資料を受け取りました
    ワンランク上
    資料を拝見いたしました
    メモ
    謙譲語を使用して、丁寧なニュアンスに。
  • 普通
    取り急ぎ、お礼まで
    ワンランク上
    まずは、お礼を申し上げます
    メモ
    「取り急ぎ」は「忙しいなか、とりあえず」というニュアンスになるので失礼。
  • 普通
    当日はちょっと都合がつきません
    ワンランク上
    当日はあいにく都合がつきません
    メモ
    「ちょっと」は口語、「あいにく」などに置換。

シーン別のビジネスメールの作法

スケジュールの調整

やり取りは一往復半を想定して、メールを書く。
最初のメールで複数の候補日を提示するなど、効率の良いメールにする。

催促

要件を催促するのではなく、まずは送信したメールが届いているか確認をする。これだけでやんわりと催促することができる。
断る
まずは誘ってくれたことに感謝を伝え、最後に「また誘ってほしい」と次に繋がる言葉を添える。

依頼

こちらの都合をおしつけるのではなく、低姿勢に相手の事情を考慮して相談する形をとる。

苦情

感情的にならずに客観的に現状を説明し、希望する対応を伝える。
同著者の本に、多数の事例とともに77のルールをとりあげたメールの指南書があります。

お礼

○○のお礼

お世話になっております。
この度は○○の件で、○○頂きまして有難うございます。
ご多用のところ、お心づかいに感謝しております。

まずは、お礼かたがたご報告申し上げます。

昇進・栄転のお祝いメール

この度は、○○にご就任とのこと
ご栄転、心よりお祝い申し上げます。

○○様のご実績とご人望は誰もが認めるところだと日頃から思っておりました。

これまでにも増してご多忙になられることと存じます。
健康に留意なさり、より一層のご活躍をお祈りしております。
(新天地に置かれましたも、ますますのご手腕を発揮されることをお祈りしております。

メールにて恐縮ですが、お祝い申し上げます。

参考


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Last-modified: Sat, 31 Mar 2012 12:51:15 JST (2391d)